介護

デイサービス(通所介護)管理者の事務業務を徹底解説!

デイサービス(通所介護)の管理者の仕事を初めての方へ

「管理者って、何をしたらよいのか?」

「仕事を、どの様にしたらいいのか?」

「誰に聞けばいいのか?」

「こんなにも、する事が多いのか?」

と感じられたのではないでしょうか?デイサービス(通所介護)の管理者を経験された方の大半が感じられることです。

膨大で目も眩むような仕事量ですが、系列分けをして一つ一つ整理していくことで、

何をしたらよいのか?」という疑問が「これをしよう!」と解決されます。

どの様にすればいいのか?」という疑問が「このようにしよう!」と解決されます。

誰に聞けばいいのか?」という疑問が「あの人に聞こう!」と解決されます。

目のくらむ様な膨大な仕事量だと思われる、デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容を6つの系列に分け、一系列ごとに内容を解説したいと思います。

 

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を6つの系列で説明

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を大まかに6つの系列に分けます。

系列分けとは、内容につながりのあるモノをまとめることです。

 

デイサービス(通所介護)は介護保険サービスですので、書類など決められたモノを保管する義務があります。

その書類などは1年間(年度)ごとに保管されます。ですので、時系列で仕事内容を把握することが望ましいです。

ですので、デイサービス(通所介護)管理者の仕事を「日常事務業務」「日常介護業務」「週間業務」「月間業務」「年間業務」「その他業務」の6つに分けて考えます。

では、「日常事務業務」から見ていきましょう。

日常事務業務とは?

デイサービス(通所介護)の管理者は、一般介護職員と仕事内容が異なります。

介護という仕事であるので、当然、高齢者の方との関わりがメインではあります。

デイサービス(通所介護)を運営するには、必要な書類を作成・保管しなければいけません。

 

もし、必要書類の不備があると最悪の場合、デイサービス(通所介護)の業務停止や指定取り消しという事態を招きます。

高齢者デイサービスとは読んで字のごとく、高齢者の方のデイ(日中)サービス(役に立つ)ことをするのが仕事です。

ですので、一日一日の記録作成・保管が大切になります。

 

管理者が行う事務業務は、デイサービス(通所介護)の運営になくてはならないものなのです。

日常事務業務内容

では、デイサービス(通所介護)管理者はどの様な事務内容の仕事をしているのでしょう。

業務日報・送迎記録の作成・記入

業務日誌

 

業務日誌とは

日々のサービス提供内容ご利用者の人数など、デイサービス(通所介護)が適正に運営されていることを証明するものであり、主に管理者や介護業務を担当するスタッフが作成します。

 

作成する目的は、職員間で業務内容を共有すること、サービス内容などの見直しに役立てることです。

また、万が一、利用高齢者の方・家族の方との間にトラブルが発生した場合、行政からの指導やサービス提供記録の開示を求められることもあります。

適正なデイサービス(通所介護)の運営がされていることの証明として、日々の業務日誌の作成は非常に重要です。

業務日誌の記入例は下記の通りです。

 

業務日誌は、法律上決まった書式はありませんので各デイサービス(通所介護)で若干の違いはあるとは思いますが、上記の記入例程度の内容は必要です。

業務日誌には、専門用語や分かりにくい略語を避ける方が高齢者の方やご家族の方が書類の開示を求められた時に誰もが理解しやすくなります。

 

送迎記録

デイサービス(通所介護)での送迎は重要な業務の一つです。

送迎記録とは

送迎サービスをきちんと提供したという、証明するものです。

 

送迎記録を書くことで、ご利用高齢者の方の送迎を忘れてしまったり、送迎時間を間違ってしまったりといったミスを防止する為に、大変有効な役割を果たします。

 

また、送迎記録への記載漏れは、実際に送迎を行っているにもかかわらずそれを証明する書類がないということになってしまいます。証明が出来ないと報酬は得られません。

送迎記録の記載漏れには特に注意しましょう。

 

送迎記録の記入例は下記の通りです。

業務日誌・送迎記録ともにデイサービス(通所介護)において重要な書類になりますので、丁寧に扱いましょう。

乱雑な文字や読みにくい文章ではなく丁寧に記入しましょう。

間違えたからといって修正液などを使うこともやめましょう。

 

出勤簿・常勤換算の見方・作成方法

出勤簿

出勤簿(しゅっきんぼ)とは

職場に備えておかなければならない帳簿で、各職員の出勤日と労働日数、出社・退社時刻等を記した書類のことです。

 

出勤簿に含める従業員は、基本的に全員となります。

例えば、パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿に勤務状況を記載します。

送迎記録の記入例は下記の通りです。

常勤換算表(じょうきんかんさんひょう)

常勤換算とは

簡単に説明すると「デイサービス(通所介護)で働いている人の平均人数」です。

一日単位での平均人数を計算して、一ヶ月間の表を作ります。

 

働いている人というのは全職員が対象であり、正社員やパートは関係なく、デイサービス(通所介護)で何人働いているのかを表します。

デイサービス(通所介護)では、必要とされる職員の人数を定める人員基準というものがあります。

※1日の利用人数が10人以上の場合での人員基準

管理者 1名 時間中デイサービス(通所介護)の業務専従の常に勤務する人(常勤)

他の職種との兼務は可能(管理者及び生活相談員や管理者及び介護士など)

生活相談員 1名以上 常に勤務する人(常勤)が1名以上必要

資格要件あり

看護師 1名以上 サービス提供時間内に必ず1名以上必要
機能訓練指導員 1名以上 看護師が兼務可能
介護士  1名以上 利用高齢者の方が15名以下まで1名以上必要

利用高齢者の方が15名以上20名以下 2名以上必要

利用高齢者の方が20名以上25名以下 3名以上必要

利用高齢者の方が25名以上30名以下 4名以上必要

 

提供票の見方・記入方法

提供票(サービス提供票)とは

簡単に言えば、ケアマネージャーが作成する「高齢者の方の月間介護サービス予定票」です。

デイサービス(通所介護)では、「サービス提供票」にもとづいてサービスを行い、提供したサービスの証明として、サービス提供票の「実績」欄に記入していきます。

その月のサービス提供がすべて完了した後、実績が記された「サービス提供票」は、ケアマネージャーに返送されます。

上記で説明した、業務日誌及び送迎記録はサービス提供票に基づいて作成します。

サービス提供票は、介護サービス費用請求に必要になる重要な書類ですので丁寧に扱いましょう。

※通所介護サービスコード表とは、介護サービスの内容・サービス提供事業所の規模・サービス提供時間・高齢者の方の要介護度を略語にしたものです。

 

他部署・他事業所・ご家族との連携(随時)

デイサービス(通所介護)管理者の仕事の中で、他部署・他事業所・ご家族との連携はとても重要になります。

デイサービス利用中、高齢者の方が急変を起こした場合などは迅速に連絡が取れる体制が必要になります。

同一会社で、ケアマネージャーがいる居宅介護支援事業所や看護師がいる訪問看護事業所などがある場合であれば、なおのこと連携が重要です。

高齢者の方の状態の共有を行い円滑に連携することで、高齢者の方に最適なサービスを提供することが出来ます。

例えば、

Aさん(高齢者)が、デイサービス利用中に発熱が出て、サービス利用を中止されたとします。

デイサービス管理者ケアマネージャーや家族へAさんの状況を報告します。

ケアマネージャーはAさんの状態・家族の状況を考慮し、訪問看護事業所へ訪問依頼の連絡をします。

デイサービス管理者からも、訪問看護師へデイサービス利用中のAさんの状況・状態などを報告することで、訪問看護師は、発熱されたAさんの自宅で適切な対処ができます。

上記の様に、各サービス事業者との連携がスムーズに行えれば、高齢者の方に対し迅速で適切な対応が出来るのです。

デイサービス(通所介護)管理者と各事業者との連携はとても重要になります。

 

一日の業務報告

デイサービス(通所介護)業務終了後、一日の業務報告を行います。

業務報告内容としては、

デイサービス利用中の高齢者の方の身体的変化(入浴時に発見した傷・打撲痕・かぶれ等や発熱・血圧の変化)精神的変化(他の利用者、職員とのトラブルや利用者の方の精神状態)など、一日過ごす中で介護士が気になったことや注意した方が良いと思うこと。

高齢者の方本人やご家族の方からの問い合わせや苦情・要望などです。

 

業務報告の手段として、報告書の様な書類形式やメールやラインといった通信機器を使用する報告形式もあります。

業務報告のメリットは、一日一日の高齢者の方の状態を報告することで情報の共有ができます。

業務日誌に記入する部分と被ることがありますが、業務日誌に書ききれないこともあります。

メールやラインといった通信機器を使用することで、連絡事項の伝達ミスを防ぐことが出来ます。

 

個人情報保護法で個人情報の取り扱いに注意が必要になりますので、事前にデイサービス(通所介護)利用高齢者の方・ご家族の方に個人情報使用同意書を頂く必要があります。

個人情報取り扱いマニュアル作成し、職員間で個人情報の取り扱いについての勉強会・研修を行い、個人情報の取り扱いに注意を払う必要があります。

 

デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容を徹底解説!「日常業務」まとめ

デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容「日常業務」を分かりやすく解説してみました。

上記で説明した書類は、デイサービス(通所介護)運営の為の基本中の基本の部分になります。

ところによっては、必要になってくる書類などが違ってきます

ここだけの情報だけでは偏りがあると思いますので、書籍やインターネットなども参考にしながら必要事務業務の知識を学ぶことをおすすめします。