介護

デイサービス(通所介護)管理者の週間業務を徹底解説!

デイサービス(通所介護)の管理者の仕事を初めての方へ

「管理者って、何をしたらよいのか?」

「仕事を、どの様にしたらいいのか?」

「誰に聞けばいいのか?」

「こんなにも、する事が多いのか?」

と感じられたのではないでしょうか?デイサービス(通所介護)の管理者を経験された方の大半が感じられることです。

膨大で目も眩むような仕事量ですが、系列分けをして一つ一つ整理していくことで、

何をしたらよいのか?」という疑問が「これをしよう!」と解決されます。

どの様にすればいいのか?」という疑問が「このようにしよう!」と解決されます。

誰に聞けばいいのか?」という疑問が「あの人に聞こう!」と解決されます。

目のくらむ様な膨大な仕事量だと思われる、デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容を6つの系列に分け、一系列ごとに内容を解説したいと思います。

 

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を6つの系列で説明

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を大まかに6つの系列に分けます。

系列分けとは、内容につながりのあるモノをまとめることです。

 

デイサービス(通所介護)は介護保険サービスですので、書類など決められたモノを保管する義務があります。

その書類などは1年間(年度)ごとに保管されます。ですので、時系列で仕事内容を把握することが望ましいです。

ですので、デイサービス(通所介護)管理者の仕事を「日常事務業務」「日常介護業務」「週間業務」「月間業務」「年間業務」「その他業務」の6つに分けて考えます。

では、「週間業務」から見ていきましょう。

週間業務とは?

週間業務とは、

デイサービス(通所介護)の一週間のまとめを行う業務のことです。

まず、デイサービス(通所介護)を利用される高齢者の方は、毎日利用される方もいれば、週に1~3回しか利用されない方もおられます。

一週間かけて、デイサービス(通所介護)を利用されている全ての高齢者の方の身体的・精神的状態を把握することが出来ます。

毎日利用される方は日々の状態の変化週数回利用の方は先週との状態の変化はないかに意識を向けることで、状態の変化を発見した時に素早く的確な行動ができる様になります。

ひよこちゃん
ひよこちゃん
 1週間では、そんなに状態の変化は少ないよ~
にわとり
にわとり
本当は、体調の変化が少ない方が喜ばしいことだよ!!

ですので、高齢者の方が良い身体的・精神的状態が継続できるようにどうするかを考えましょう。

高齢者の方の状態把握だけではありません。

職員(介護士)の一週間の業務内容を把握する必要があります。

介護業界では、週間報告書(週報)を提出する会社は一握りです。しかし、一般企業では週報の提出を義務付ける会社は現在でもかなりの数があります。

 

介護業界では、数多の業務を抱え時間がないという理由で週間報告を行っていない現状があります。

介護業界深刻な人材難です。

管理者において職員(介護士)の人材育成は、デイサービス(通所介護)運営の大きなカギを握っています。

管理者が評価されるポイントとして、「売り上げ」「顧客満足度」「人材育成」の3つです。

人材育成に力を注がなければなりません。

 

週間報告業務は、人材育成に大きく貢献します。

週間業務を行うメリット

週間業務を行うことで得られるメリットは大きく分けて2つあります。

1つ目は、高齢者の方の状態を正確に把握できる。

2つ目は、職員(介護士)を育成することができる。

2つのメリットを詳しく説明していきましょう。

メリット1.高齢者の方の状態を正確に把握できる。

先ほど述べましたが、一週間かけないと、デイサービス(通所介護)を利用されている全ての高齢者の方の身体的・精神的状態を把握することが出来ません。

毎日の積み重ね。1週間の積み重ね。1か月の積み重ね。1年の積み重ねを行うことが高齢者の方の生活を支えるということです。

高齢者の方は加齢に伴い体力が低下していきます。

感染症が非常に悪くなるケースや自宅に引きこもりが原因で寝たきり状態になるケースもあります。

高齢者の方の小さな変化を見逃さずに、正確に状態の把握をすることで病気の悪化や生活習慣の見直しを促すことができます。

高齢者の方がいつまでも元気で過ごしてもらうために、とても大切なことです。

 

メリット2.職員(介護士)を育成することができる。

職員(介護士)に対する週間業務とは、各職員に週間報告業務を行うということです。

 

週間報告業務を行うことで、「考える癖」を身につけ問題解決ができるようになります。

一週間を振り返ることで

「自分の業務態度はどうだったのか?高齢者の方への関わり方は良かったのか?問題は何なのだろうか?理由は何だろう?次回はどうすればいいのか?」

と職員(介護士)自身で自問をします。

すると、何度も同じような問題に気がつくことができます。

繰り返し自問することで「これが原因だな!」と問題点を見つけることができます。

 

週間報告をしてもらうことで、管理者は状況を把握し、職員(介護士)へ具体的なアドバイスをすることができます。

その時に重要になるのがPDCAサイクルです。

PDCAサイクルとは、

Plan(計画)Do(成果)Check(振り返り)Action(改善行動)という流れを作り実施することで、職員(介護士)の仕事の精度は上がります。

 

職員(介護士)がPDCAサイクルを回せるよう、アドバイスという名のヒントを与えるのが管理者の仕事であり、週報はその手助けとなってくれます。

深刻な人材不足の昨今、プレイングマネジャー(管理者兼現場職員)の増加や、飲み会を嫌がる若手職員が増えたことにより、コミュニケーションをとる機会が減っています。

そんな中、「仕事が滞りなく進んでいるのか」「何か困っていないか」などを把握するために必要なのが、日常報告であり「週間報告」です。

管理者と職員(介護士)のコミュニケーションを深める手段になります。

週間報告のテンプレートを用意しよう

週報の基本構成は①今週の予定、②目標、③業務内容、④学んだこと、⑤改善策、の5構成。

目標が最終的にどのような結果に結びついたのか?学んだことや改善策とともにどのように行動に反映すればいいのか?ということが明確になります。

たとえば、こんなテンプレートを見本にしてみて下さい。

  •  今週の予定(スケジュール・業務分担)
  •  目標
  •  業務内容
  •  学んだこと
  •  所感(感じたこと)
  •  管理者より

各自がバラバラの書式で書くのではなく、このようにある程度フォーマットを決め、それに沿って書くようにしてもらうようにしましょう。

そうすることで、各職員(介護士)の目標と成果を見比べ、アドバイスがしやすくなります。

具体的な数字を使いましょう。

結果は数字で示すことを心がけましょう。目標に対する結果がわかりやすくなります。

目標未達なら数字を伸ばす方法を、達成していればより数字を増やす方法を、具体的にどんな改善策をとっていくのか考えさせましょう。

「もっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。」といった抽象的な内容はNGです。

「アプローチ数を10件増やす」といった数字を入れた具体的な行動レベルで記載させましょう。

もし、日報は書かずに週報だけ書かせるといった場合は、「気づき」と「不明点」という項目も作ってあげると良いでしょう。職員(介護士)の気づきは、大きな財産となります。

また、不明点を解消してあげることで、職員(介護士)の不安は和らぎます。

貴重なコミュニケーションツールとして使いましょう。

デイサービス(通所介護)管理者の週間業務を徹底解説!まとめ

デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容「週間業務」を分かりやすく解説してみました。

管理者が行う、週間業務はデイサービス(通所介護)を利用される高齢者の方働く職員(介護士)の為の大切な業務になります。

 

週間報告業務とは、

高齢者の方の、身体的・精神的変化をいち早く察知し、的確な対応を行う為に必要で、職員(介護士)の成長に最も不可欠なプロセスであるPDCAを回すことです。

 

数多の業務を抱え時間がないという理由で週間報告を行っていない現状があるとは思いますが、週間報告業務の大切さを、管理者だけでなく他の職員(介護士)にも認識してもらい、実践してみて下さい。

週間報告業務で得られるモノは、想像以上に大きいです。