介護

デイサービス(通所介護)管理者の月間業務を徹底解説!

デイサービス(通所介護)の管理者の仕事を初めての方へ

「管理者って、何をしたらよいのか?」

「仕事を、どの様にしたらいいのか?」

「誰に聞けばいいのか?」

「こんなにも、する事が多いのか?」

と感じられたのではないでしょうか?デイサービス(通所介護)の管理者を経験された方の大半が感じられることです。

膨大で目も眩むような仕事量ですが、系列分けをして一つ一つ整理していくことで、

何をしたらよいのか?」という疑問が「これをしよう!」と解決されます。

どの様にすればいいのか?」という疑問が「このようにしよう!」と解決されます。

誰に聞けばいいのか?」という疑問が「あの人に聞こう!」と解決されます。

目のくらむ様な膨大な仕事量だと思われる、デイサービス(通所介護)管理者の仕事内容を6つの系列に分け、一系列ごとに内容を解説したいと思います。

 

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を6つの系列で説明

デイサービス(通所介護)管理者の仕事を大まかに6つの系列に分けます。

系列分けとは、内容につながりのあるモノをまとめることです。

 

デイサービス(通所介護)は介護保険サービスですので、書類など決められたモノを保管する義務があります。

その書類などは1年間(年度)ごとに保管されます。ですので、時系列で仕事内容を把握することが望ましいです。

ですので、デイサービス(通所介護)管理者の仕事を「日常事務業務」「日常介護業務」「週間業務」「月間業務」「年間業務」「その他業務」の6つに分けて考えます。

では、「週間業務」から見ていきましょう。

月間業務を何故行わないといけないのか?

月間業務とは、

管理者の仕事の中で、とても重要度が高い業務です。

デイサービス(通所介護)は介護保険サービスです。

介護士・看護師からの日常支援(サポート)に対する利用料の1~3割程度は高齢者の方から。残りの7~9割程度介護保険から支払われます。

ですので、記録物の作成・報告・管理が義務つけられています。

デイサービス(通所介護)利用高齢者の方の提供表(予定表)は1か月単位ですので、1か月の高齢者の方の利用状況を記録に残し、担当ケアマネージャーへ報告し、記録を保管する必要があります。

簡単に言うと、この3つを確実に行わなければ、介護士・看護師からの日常支援(サポート)利用料が支払われないのです。

ですので、管理者は月間業務を確実に行わなければなりません。

月間業務とはそれほど重要な業務なのです。

ひよこちゃん
ひよこちゃん
この業務がないと、利用料金がもらえないんだ~(汗)

 

また、高齢者の方の健康チェックや四季を感じてもらえる様なフロアー内環境作り等といったデイサービス(通所介護)利用高齢者の方の為の業務

職員(介護士)の業務指導や勤務管理。会社備品の確認・補充といった事務業務もあります。

 

月間業務の内容とは?

月間業務の内容として、大まかに分けると「介護保険への請求業務」「利用高齢者の方に関する業務」「職員(介護士)に関する業務」の3つになります。

この3つは基本中の基本です。

各デイサービス(通所介護)によって必要になって来る業務は若干の違いがあるとは思います。

しかし、この3つの基本は、デイサービス(通所介護)を運営する為には必要不可欠です。

 

では、3つの基本を具体的に見ていきましょう。

介護保険への請求業務

  1. デイサービス(通所介護)利用各高齢者の方のサービス利用単位(金額)計算
  2. デイサービス(通所介護)利用各高齢者の方の月間利用状況報告書作成
  3. 各担当ケアマネージャー・国民健康保険団体連合会(通称:国保連 )への報告

大まかにこのような流れになっています。

では、事例を用いて説明していきます。

 

事例

高齢者:介護3 デイサービス毎日利用、入浴は週に3回入る。

デイサービス:通常規模 土日休み 利用提供時間8:50~16:00 サービス付き高齢者住宅併設型

 

デイサービス(通所介護)利用各高齢者の方のサービス利用単位(金額)計算

 

担当ケアマネージャーから送られてくる、高齢者の方のサービス提供表(予定表)に高齢者の方が利用されるたびに記入した利用実績を集計し、一カ月のサービス利用単位(金額)の合計を計算します。

デイサービス(通所介護)利用各高齢者の方の月間利用状況報告書作成

 

高齢者の方のサービス利用単位(金額)が計算された提供表(予定表)と共に、その高齢者の方のデイサービス(通所介護)利用状況報告書を作成しなければいけません。

報告書の内容としては、

高齢者の方が、デイサービス(通所介護)にどのような目的を持って利用され、その目標をどれぐらい達成されたのか?健康状態食事量サービス利用内容特記事項などを記載します。

 

各担当ケアマネージャーへ・国民健康保険団体連合会 (通称:国保連 )へ報告

 

担当ケアマネージャーへは、高齢者の方のサービス利用単位(金額)計算した提供表と月間利用状況報告書を提出します。提出方法はFAXなどでも可能。

しかし、ほとんどのデイサービス(通所介護)管理者は担当ケアマネージャーの下へ手渡しで提出しています。

高齢者の方の状態・状況を直接報告することができるからです。

国民健康保険団体連合会 (以下、「国保連」という)とは、

国民保険の保険者(自治体)が設立している公法人のことで、各都道府県に設置されています。

主な業務内容は、診療報酬・介護報酬の審査支払業務や、介護保険サービスの相談・指導・助言(苦情処理)などです。

 

高齢者の方が介護保険サービスを受けると、サービスを提供したデイサービス(通所介護)は原則9~7割を国保連へ、残りの1~3割を利用高齢者の方へ費用を請求することになります。

特に国保連への請求は毎月1日~10日という限られた期間内に介護給付費請求書と介護給付費明細書を提出する必要があります。

 

国保連は居宅支援事業所(ケアマネージャー)から提出される給付管理票デイサービス(通所介護)から提出された介護給付費明細書を照合して審査を行ってから各事業所へ支払いをします。

そのため、給付管理票の内容に不備があったり、デイサービス(通所介護)が作成する介護給付費明細書の内容と相違があったりすると、本来デイサービス(通所介護)へ支払われるはずの報酬が支払われない事態となってしまう恐れもあり、国保連への報告はとても重要な業務の一つです。

利用高齢者の方に関する業務とは?

デイサービスフロアー内の環境整備

デイサービスフロアー内の環境とは「人的環境」「物的環境」「自然環境」「社会的環境」の4つで構成されています。

人的環境とは

人的環境とは、デイサービス(通所介護)で働く職員のことを指します。

介護士だけでなく、看護師や職員全ての人との繋がりも大事になってきます。

例えば、職員同士の仲が良ければ、それを見た高齢者の方やご家族の方も温かな気持ちに包まれ、デイサービス(通所介護)が温かな空気をまとった空間になり、高齢者の方に安心感を与えることに繋がります。

物的環境とは

高齢者の方は急な体調変化などがあります。

静養室、休憩室など高齢者の方が十分に休息できる設備や広さが必要であり、いつでも使える様になっていることが重要です。

採光(日光を取り入れ部屋を明るくすること)や換気、温度、清潔さへも配慮が必要です。

高齢者の方は体温調節がうまくできませんし、集団で生活する場所としては掃除洗濯など清潔であることも重要なポイントになります。

 

また事故防止なども大切な環境づくりです。

机の角や、ドアの開閉での挟まり、重たいものやハサミなどを手の届くところに置かないなど留意点を確認しておき、介護士同士で共有しておく必要があります。

また事故が起こったときの対処法の確認や、災害での安全面の確保も大切です。

自然環境とは

北海道・東北と沖縄など、デイサービス(通所介護)のある地域でも大幅に変わる自然環境。

住宅地か広大な土地にあるのかといった地域性、大都会の一角か、農作物などを作れ、動物の飼育などができるような環境なのかといった点が挙げられます。

農作物や動物と触れ合うことで認知症高齢者の方の安らぎやストレスの緩和、精神的な落ち着きなどの癒しの効果や日常生活活動の向上を促すことができます。

こうした環境をデイサービス(通所介護)に取り入れていくことが大切です。

社会環境とは

社会環境は地域とのふれあい等があたります。

社会と触れ合うことで、閉じこもりを防止できます。

例えば、地域の保育園児がデイサービス(通所介護)に来て歌を歌ってもらったり、ボランティアの方にマジックを見せてもらったりと、様々なイベントを組み込んだりします。

 

どれかひとつでも欠けてはいけない大切な要素

高齢者の方の楽しみのある日常生活にとってはどれも欠かすことのできない要素です。

高齢者の方が安心して心地よく過ごせ、様々な活動を意欲的に取り組めることが健康寿命(健康上の問題で日常生活が制限されることなく生活できる期間)を伸ばすことへと繋がっていきます。

職員同士の仲が悪く、毎日悪口やイライラしてばかりの職員(介護士)がいるデイサービス(通所介護)や不衛生で薄暗く、換気などを行っていない様なデイサービス(通所介護)では、高齢者の方に悪影響を与えます。

社会環境が整っていなければ、他者との交流が限られた生活となってしまいます。

 

デイサービス(通所介護)利用高齢者の方の体重測定

高齢者の方の体重測定は、健康管理の上で重要になります。

体重の増減を管理することで、病気の早期発見の手助けになります。

必ず、体重測定を行い、記録を残すようにしましょう。

 

日用備品・個人レクリエーション用の備品のチェック

デイサービス(通所介護)にて使用する備品のチェックも大切です。

在庫が切れていたりすると、いざ必要と言う時にモノがなくて困ってしまう。ということが起こります。

信頼のおける職員(介護士)などに、備品の管理を任せることも人材育成の観点から必要なことです。

 

送迎車の洗車

送迎車はデイサービスの看板です。

看板が汚れていたり、壊れているようなお店では買い物をする気がしませんよね。

同じように、デイサービス(通所介護)の送迎車がドロドロに汚れていて、事故ばかりしている様子だと、高齢者の方もご家族の方、地域住民の方までも安心して任せようと思わなくなります。

送迎車はいつも綺麗にしておきましょう

事故報告書・ヒヤリ・ハット報告書作成

事故報告書」とは、

事故の状況・原因・その後の対応を詳細に報告する書類です。

ヒヤリ・ハット報告書」とは、

事故につながりかけた出来事を報告する書類です。

報告書の最大の目的は、事故の再発防止です。

事故の記録を残すことで同じような事故を起こさないよう予防策を考えることができます。

事故を隠さず記録を詳細に残すことでその後のトラブルを少なくするという目的もあります。

また、実際にケガや病気が起こった場合だけでなく、従業員の不祥事やケガには至らない転倒も報告対象に含まれる市町村もあります。

事前に市町村の基準を確認し、どのようなケースで事故報告書を提出するかをはっきり決めておくと、スムーズに報告書の作成を進められるでしょう。

職員(介護士)に関する業務とは

会社の上司としての業務です。

職員(介護士)の有給休暇の管理、勤務表・タイムカードの管理、業務分担の管理といった現場実務に関する事務業務

デイサービス(通所介護)会議の資料作り・開催、他部署との連携会議、責任者会議などへ参加するといったデイサービス(通所介護)運営に関する業務があります。

 

この業務は、デイサービス(通所介護)運営する上でとても重要になります。

職員(介護士)の有給休暇取得に関する取り決めが厳格化し、すべての会社で、年間の有給休暇消化日数が5日未満の従業員については、会社が有給休暇を取得するべき日を指定することが義務付けられました。

勤務表・タイムカードや会議資料などは、市町村の実地指導の際には提出を求められます。

ですので、きちんと管理・保管する必要があります。

デイサービス(通所介護)管理者の月間業務を徹底解説!まとめ

月間業務の内容として、「介護保険への請求業務」「利用高齢者の方に関する業務」「職員(介護士)に関する業務」の3つの基本を説明しました。

月間業務は、

高齢者の方のデイサービス(通所介護)利用料金の請求やデイサービス(通所介護)運営上保管が義務づけされている書類の作成など多くの業務があります。

することが多すぎて、目が回り何をしたらいいのか分からくなりがちですが、ひとつひとつ整理し、業務を組み立てていきましょう。